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29/12/2016 - Hackez une réunion inoubliable

Elles sont parmi nous et vous en connaissez certainement, des entreprises atteintes de réunionite aiguë ! Le phénomène n’est pas réservé aux géants de La Défense, il gagne aussi les startups de tous les secteurs qui passent un temps infini en réunions improductives. Finis les meetings interminables, il est temps de réévaluer vos process ! Aujourd’hui on vous donne des outils et méthodes faciles à appliquer pour dépoussiérer vos réunions et dynamiser vos troupes.

Définissez des objectifs précis 

Pour adapter votre présentation à votre auditoire et atteindre le but fixé, commencez par définir le type de réunion : s’agit-il d’une discussion, d’une réunion informative, d’une formation, d’une réunion de crise pour la résolution d’un problème ou bien un brainstorming créatif ?
Une fois que vous aurez établi le but de votre entrevue et les objectifs à atteindre, vérifiez que le temps estimé ne dépasse pas une heure. Au-delà, vous risquez la fatigue générale et un manque d’attention qui serait contre-productif. La durée d’attention moyenne  est de 45 minutes. Si vous ne pouvez pas réduire la durée de votre réunion, prévoyez une pause récréative à mi-chemin.

Dressez une liste de vos besoins logistiques : tableau, présentation, rétroprojecteur, n’oubliez rien ! La clé est dans l’organisation … et le choix d’un bon environnement. Vos bureaux sont bruyants, peu propices à la discrétion, ou tout simplement indisponibles momentanément ? Rien de tel qu’un changement d’ambiance pour relancer la créativité et le choix d’un lieu neutre pour les discussions plus houleuses. La solution idéale : la location de salle de réunion !  L’Espace George V met à votre disposition son centre d’affaires en plein Paris avec ses bureaux et salles de réunion tous équipés (accès Wifi et visioconférence possible pour les réunions à distance). Vous offrez ainsi à vos partenaires et équipes une adresse prestigieuse et un cadre idéal pour débattre, partager et ainsi fédérer les esprits autour de buts communs.

 

Rendez votre réunion opérationnelle

Venez en avance et préparé, pour créer un espace de travail propice à la collaboration. N’hésitez pas à supprimer les immenses tables de comité au profit de bureaux individuels ou petits bureaux collectifs positionnés en cercle. Ils favorisent l’échange et vous permettront de circuler plus facilement d’un groupe à l’autre. Placez post-it, bouteilles d’eau et marqueurs à disposition de vos collaborateurs, et faites usage des affichages muraux et tableaux blancs à portée de main.

Sur un tableau blanc, partagez l’objectif et l’agenda de la réunion ; vous éviterez de vous perdre dans des débats stériles et avancerez méthodiquement. Si nécessaire et possible, demandez à un collaborateur d’arbitrer les temps de parole. Cela peut s’avérer judicieux pour les groupes larges, s’il s’agit de résoudre une situation de crise ou si l’objet de la réunion et le partage d’idées créatives. Veillez à ce que chacun participe avec égalité. Quel que soit l’objet de votre réunion, assurez-vous de ne pas repartir sans plan d’action :
que décide-t-on ? qui fait quoi ? comment s’organise-t-on ? dans quels délais ? ou « Next Steps » pour guider vos équipes dans leur travail. Tout le monde aime finir sur une note positive et constructive, l’objectif étant que chacun connaisse ses prochaines missions et deadlines.

 

Evitez les erreurs du débutant

Les pièges classiques du powerpoint interminable, de collaborateur qui monopolise la parole en gesticulant (ou celui qui dort discrètement) seront évités avec ces quelques règles :
• Si besoin, préparez un powerpoint simpliste. Une diapo par ordre du jour de la réunion (ou problème) devrait suffire, et vous pourrez programmer votre diaporama à raison de 5 ou 10 minutes sur chaque diapo pour être sûr de limiter le temps de la réunion au nécessaire. Garder chaque diapositive claire et évitez les tableaux surchargés.
• Exposez chaque point avec des phrases courtes, précises et simples. Les anglophones l’ont très bien compris : keep it simple ! Gardez votre calme, surtout si le sujet prête aux tensions, et parlez calmement.
• Choisissez un horaire adéquat : pas de rendez-vous après 17h et le vendredi. Les pics d’attention ont lieu à 11h et 16h.

Enfin, le meilleur moyen d’améliorer vos réunions est de demander le feedback de vos équipes ! Pourquoi ne pas faire circuler un questionnaire anonyme (email ou papier) composé questions simples : sur la durée de la réunion, la pertinence du contenu, la capacité à atteindre les objectifs, la prise de décision, la convivialité, l’organisation, etc.

N’oubliez pas, l’Espace George V met à votre disposition ses salles de visioconférence, salles de réunions et son centre d’affaire … de quoi donner une bouffée d’air frais à vos collaborateurs !

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