Passer au flex office ou choisir une nouvelle dynamique de travail.
La norme évolue. Cette assertion est d’autant plus vraie en ces temps de pandémie, restrictions et autres décrets, faisant varier les obligations et recommandations en matière d’organisation du travail.
Les contours du travailleur de 2021 ont été dessinés : recours au télé-travail avec une ou deux journées passées « au bureau » pour renouer avec les collègues et casser le sentiment d’isolement.
En 2022, le travail hybride aura tendance à se répandre
En 2022, le travail hybride aura tendance à se répandre, répondant ainsi aux attentes des salariés, désireux de poursuivre leur activité à distance pour plus de souplesse dans leur organisation. Partant de ce postulat, le constat est sans appel : les entreprises sont amenées à repenser leur organisation du travail et adapter leurs us et coutumes.
Passer du contrôle à la confiance, du 100% au bureau à la flexibilité liée aux besoins et missions de chacun. Bref, dans la lignée du coworking, du télétravail ou du travail nomade, il faut à présent envisager un nouveau mode de fonctionnement : le flex office.
Qu’est-ce que le flex office ? Notre définition
Le flex office est une nouvelle manière d’appréhender son espace de travail. Ce dernier n’est plus nominatif et exclusif mais flexible et partagé. En effet, fini son poste de travail avec son écran, son caisson et son pot à crayons. L’employé en flex office aura désormais le choix d’un espace de travail adapté à ses missions du jour. Par exemple, avec un rythme de 3 jours en télé-travail, un salarié se rendra 2 fois dans la semaine en entreprise et s’installera soit dans un salon de création pour le brainstorming sur la nouvelle stratégie commerciale, soit dans un espace partagé avec deux personnes de son équipe pour travailler et préparer la réunion en visio de la semaine suivante.
Bref, sans poste attitré, le salarié devient plus nomade, moins enfermé dans la routine.
4 règles à appliquer quand on opte pour le flex-office dans son entreprise
Mais la mise en pratique d’une telle norme n’est pas aisée et demande d’anticiper, d’écouter et d’évaluer. À ce titre, l’entreprise devra :
- Bien rôder son organisation : planning de présence (pour éviter une surpopulation des espaces, voire même de surbooking…)
- S’adapter aux habitudes des salariés : rythme de travail en présentiel ou à distance.
- Prévoir des temps collaboratifs : pour éviter l’exclusion ou la mise à l’écart – travail en commun, ateliers, conférences, formations….
- Évaluer le bien-être de ses collaborateurs.
Flex Office : comment implémenter ce mode d’organisation ?
Depuis le confinement, votre entreprise a institutionnalisé le travail à distance. Ce qui a nettement diminué vos besoins d’espaces puisque la plupart des bureaux sont inoccupés. Il est donc naturel de songer à instaurer le flex office, que ce soit dans vos locaux ou en faisant appel à un tiers-lieu.
Moins de bureaux, mais plus d’espaces
Les économies réalisées par cette diminution (qui entraine une réévaluation de la superficie dont vous avez besoin pour accueillir vos collaborateurs et donc une potentielle baisse de budget de location d’espace, par exemple) doivent vous permettre de créer un nouvel espace propice au travail sur site. La répartition des espaces de travail partagés doit inclure un équipement performant (PC portable, réseau Wifi, téléphone mobile, etc.) et des outils tels qu’un casier où chaque salarié pourra stocker ses affaires (et oui, sinon, on en fait quoi du pot à crayons ?).
Bien rôder son organisation
La gestion des présences est également une pierre angulaire de ce passage au flex office. Pour cela, les salariés doivent pouvoir choisir leur jour de présence et l’espace dans lequel ils souhaitent passer la journée… Un outil de planning partagé servira à mieux répartir les effectifs présents.
Cela va sans dire : une bonne implémentation de ce mode d’organisation s’anticipe.
Comment aménager un espace en flex office ?
Un espace en flex office doit proposer : des salles/salons de réunion, des espaces de travail collaboratifs, des espaces de détente et de convivialité, des cabines téléphoniques isolées et ventilées pour passer ses appels sans déranger ni être dérangé. Sans oublier des alcôves permettant un travail en solo ou en face-à-face. Tous ces espaces doivent allier confort et modularité pour les personnels qui y travaillent.
Une communication verticale et horizontale plus…flexible
Qui dit flexibilité des espaces et des habitudes de travail, dit flexibilité du management. Car le flex office donne l’occasion aux collaborateurs de choisir leur temps de présence et les tâches à réaliser à distance. Tout ceci en totale autonomie. Il est donc primordial d’instaurer un climat de confiance au sein de l’organisation et dans la gestion managériale. En télé-travail, il n’est pas possible de vérifier les heures d’arrivée, de départ ou les temps de pause (à moins d’investir dans des systèmes qui mesurent l’activité du clavier et de la souris d’un poste de travail et ce, même à distance…) !
En flex office, la verticalité n’est plus de mise.
La confiance sur les aspects de gestion de son temps de travail permet une meilleure productivité et un meilleur investissement. Les salariés y voient des avantages indéniables, notamment parce qu’ils disposent de leur temps et perçoivent leur environnement professionnel différemment.
La solution WTC
Que votre entreprise soit en développement ou déjà bien installée. Que vos collaborateurs soient en travail à distance ou non, le World Trade Center Marseille Provence vous propose des espaces de travail adaptables, modulables et des formules « tout inclus » pour faciliter votre transition vers ce nouveau mode de gestion.
Du coworking au bureau individuel fermé avec un ou deux postes de travail, en passant par un open space ou des espaces de pause, vous aurez accès à une multitude de combinaisons adaptées à vos besoins et aux attentes de vos collaborateurs. Qu’en est-il des espaces de pauses ? Vous aurez, là aussi, le choix : une lunch box toute équipée ou encore une terrasse entièrement aménagée …. Vous aurez également accès à l’ensemble des ateliers et conférences dédiés aux sujets business, sans oublier les sujets axés développement personnel et wellness. Des évènements réguliers pour rencontrer les collaborateurs et renforcer le sentiment d’appartenance à la communauté.
Prêt à tester le flex-office avec le WTCMP ? Découvrez nos espaces et contactez-nous !
